Rola audytora wewnętrznego w systemie zarządzania środowiskowego

System zarządzania środowiskowego to część systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Jaką rolę pełni w nim audytor wewnętrzny? Jakie są kompetencje tego typu specjalisty? 

Czym jest system zarządzania środowiskowego? 

System zarządzania środowiskowego stanowi zestaw specjalistycznych narzędzi umożliwiających stosowanie polityki środowiskowej. Obejmuje on: 

• strukturę organizacyjną, 
• planowanie, 
• rozłożenie odpowiedzialności, 
• środki potrzebne do wdrożenia i prowadzenia zarządzania w sposób uwzględniający problemy środowiskowe. 

Dzięki wdrożeniu tego typu systemu w przedsiębiorstwie możliwe jest zminimalizowanie szkodliwego oddziaływania na środowisko naturalne w sposób korzystny dla wszystkich zainteresowanych stron. Wśród systemów zarządzania środowiskowego najistotniejszą rolę odgrywają standardy ISO 14001 i EMAS. 

1. ISO 14001

ISO 14001 to wiodący standard dotyczący systemów zarządzania środowiskowego. Norma funkcjonuje w oparciu o międzynarodowe regulacje i ustalenia. 

Wdrożenie ISO 14001 stanowi potwierdzenie konsekwentnego wdrażania wszelkich elementów mających na celu doprowadzenie do maksymalnego ograniczenia negatywnego wpływu danej organizacji na środowisko. Implementacja normy pozwala zmniejszyć ilość odpadów i pobór energii,  zwiększyć efektywność i rentowność oraz obniżyć koszty prowadzenia działalności. Dzięki dostosowaniu się do wymogów standardu organizacja może także uzyskać większe zaufanie klientów i interesariuszy oraz rozwinąć możliwości biznesowe. 

1. EMAS 

EMAS (ang. Eco-Management and Audit Scheme), czyli System Ekozarządzania i Audytu, jest ekologiczną metodą zarządzania, umożliwiającą organizacjom dokładne nadzorowanie wpływu ich procesów na środowisko. Stanowi jeden z najbardziej zaawansowanych i nowoczesnych systemów zarządzania środowiskowego. Wdrożenie EMAS pozwala organizacji:

• obniżyć koszty działalności poprzez zmniejszenie opłat za korzystanie ze środowiska naturalnego oraz wydatków na energię, materiały, wyposażenie, inwestycje i ubezpieczenia, 
• poprawić relacje z innymi przedsiębiorstwami, administracją publiczną, organami kontroli oraz mieszkańcami obszaru, w jakim działa firma, 
• poprawić warunki pracy i zwiększyć motywację pracowników. 

Implementacja założeń Systemu Ekozarządzania i Audytu otwiera organizacji drogę na nowe rynki i pozwala znacznie poszerzyć grono potencjalnych klientów oraz partnerów biznesowych. 

Gdzie musi zostać wdrożony system zarządzania środowiskowego?

System zarządzania środowiskowego musi zostać wdrożony przez wszystkie podmioty korzystające ze środowiska. W świetle ustawy Prawo ochrony środowiska z dnia 27 kwietnia 2001 roku, są to:

• przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, 
• osoby prowadzące działalność wytwórczą w rolnictwie, 
• osoby z zawodem medycznym prowadzące działalność w ramach indywidualnej praktyki, 
• jednostki organizacyjne niebędące przedsiębiorcami, 
• osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami. 

Rola audytora wewnętrznego w sprawnym funkcjonowaniu systemu zarządzania środowiskowego

Audytor wewnętrzny pełni istotną rolę w sprawnym funkcjonowaniu systemu zarządzania środowiskowego. Do zadań tego specjalisty należy przede wszystkim zaplanowanie i przeprowadzenie audytu wewnętrznego, a także opracowanie raportu poaudytowego zgodnie z wymogami normy ISO 14001. Wykonywane przez audytora wewnętrznego działania można podzielić na trzy fazy: wstępną, właściwą i podsumowującą. 

1. Faza wstępna

W fazie wstępnej audytu wewnętrznego audytor przeprowadza analizę stanu jednostki w przedmiotowym zakresie i definiuje cel przeprowadzania działań audytowych. Specjalista bada: 

• realizację programu środowiskowego w jednostce, 
• kwalifikacje pracowników i możliwości organizacji ukierunkowanej na ochronę środowiska,
• kwestie związane z oddziaływaniem procesów organizacji na środowisko,  
• kontrolę przebiegu procesu, 
• dokumentację dotyczącą procesów technologicznych, 
• dokumentację księgową organizacji. 

W podsumowaniu fazy wstępnej audytor wewnętrzny systemu zarządzania środowiskowego ustala zakres audytu i definiuje kryteria oceny. Opracowuje również program działań, wskazując obszary objęte audytem i liczbę dni przewidzianych na audyt wraz z datą wizytowania poszczególnych miejsc. 

1. Faza właściwa

W fazie właściwej audytor wewnętrzny przeprowadza główne czynności audytowe w organizacji. Pierwszy krok stanowi ocena informacji zebranych w pierwszej fazie i analiza słabych oraz mocnych stron danej jednostki w zakresie zarządzania środowiskowego. Następnie audytor wewnętrzny:

• przeprowadza rozmowy z pracownikami organizacji, 
• przeprowadza ankietę wśród pracowników organizacji, 
• wizytuje wybrane miejsca w audytowanej jednostce, 
• analizuje dokumenty źródłowe, 
• kontroluje urządzenia i wykonywane czynności. 

Zadania te wykonuje z wykorzystaniem wcześniej przygotowanych kwestionariuszy ankiet, wywiadów oraz list kontrolnych. 

1. Faza podsumowująca

W fazie podsumowującej, czyli ostatniej fazie prac, audytor wewnętrzny analizuje zebrane dowody audytowe i na ich podstawie sporządza końcowy raport. W sytuacji, gdy działania audytowe wykryły jakiekolwiek nieprawidłowości, specjalista powinien zaproponować działania korygujące. 

Zadaniem audytora wewnętrznego w systemie zarządzania środowiskowego jest również wskazanie sposobów doskonalenia systemu i określenie stosownych działań zapobiegawczych, których implementacja pozwoli wykluczyć potencjalne niezgodności w przyszłości.