Wrocławski Biznes

Program do faktur online – na co zwrócić uwagę?

15 czerwca 2020 at 14:04 By

Programy do fakturowania online są praktycznym rozwiązaniem niezależnie od tego, czy prowadzisz własną działalność gospodarczą, małą firmę czy większe przedsiębiorstwo. Pełne wykorzystanie możliwości tych najlepszych znacząco usprawnia pracę z dokumentami sprzedażowymi, ich wystawianie, wysyłkę i zabezpieczanie. Na co jednak warto zwrócić uwagę wybierając program dopasowany do potrzeb Twojej firmy?

Najważniejsze cechy programów do fakturowania

Biorąc pod uwagę zróżnicowane potrzeby firm, twórcy programów do fakturowania stawiają na szereg podstawowych funkcji niezbędnych przy wystawianiu faktur oraz funkcje dodatkowe, które pozwolą korzystać z programu wraz ze zmieniającymi się potrzebami firm. Wśród najważniejszych cech, które powinien spełniać każdy program do fakturowania można wymienić m.in.:

  • Bezpieczeństwo – wybrany program do fakturowania musi gwarantować bezpieczne przechowywanie wystawianych dokumentów sprzedażowych, zachować pełną zgodność z obowiązującymi przepisami i zagwarantować ochronę danych zgodnie z wymogami RODO.
  • Rozwój – dobry program do fakturowania nie będzie zamkniętym projektem, a stale rozwijającą się aplikacją dostosowywaną do zmieniających się przepisów, pojawiających się nowych oczekiwań użytkowników oraz trendów rynkowych.
  • Prostota obsługi – podstawowym założeniem programów do fakturowania online jest ułatwienie pracy z fakturami, paragonami i innymi dokumentami sprzedaży. Prosty interfejs, łatwa nawigacja na stronie i intuicyjne działanie programu będą kluczowe dla każdego przedsiębiorcy tworzącego więcej niż kilka faktur w miesiącu.
  • Kompatybilność z dostępnymi systemami – programy do fakturowania online powinny być na stałe połączone z bazą kontrahentów GUS i białą listą podatników VAT, korzystając z zasobów dostępnych na rynku i dostarczając przedsiębiorcom wygodne, dostępne w zasięgu ręki rozwiązania.

Jakie funkcje można znaleźć w programach do fakturowania online?

Wybierając program, który zostanie zastosowany w Twojej firmie musisz mieć świadomość tego jakie opcje są dostępne na rynku i które funkcje należy uznać za podstawę. Obecnie dostępność do bazy GUS za pomocą numerów NIP czy KRS, możliwość weryfikacji kontrahenta na białej liście podatników VAT czy możliwość wystawiania różnego rodzaju dokumentów sprzedaży bez limitu faktur na miesiąc to funkcje bazowe, bez których programy nie mają większego znaczenia.

Ważną cechą i funkcją programów do fakturowania online jest obecnie wielojęzyczność. Strony internetowe, z których poziomu obsługiwany jest program do fakturowania powinny być dostępne w kilku wersjach językowych, a przedsiębiorca powinien mieć możliwość wystawiania faktur w języku obcym lub wersji dwujęzycznej, nie tylko w złotówkach, ale i walucie zagranicznej. Sporym ułatwieniem jest możliwość przypisania do kartoteki kontrahenta terminu i sposobu płatności, cennika sprzedaży, waluty dokumentu oraz języka i korzystanie z ustawień domyślnych przy wystawianiu kolejnych faktur. Wybierając program warto zwrócić też uwagę na to, czy dostępna jest opcja edycji dokumentów oraz przeglądania historii działań na dokumencie w celu weryfikowania kto wprowadził go do systemu, kto wprowadzał zmiany i czy sam dokument został zweryfikowany pod kątem wiarygodności podatnika VAT.

Profesjonalne programy do fakturowania online takie jak Melpe dorzucają do puli ciekawych rozwiązań kwestie takie jak dostęp do systemu CRM ułatwiającego zarządzanie pracą działu sprzedaży i szacowanie szans sprzedaży na każdym etapie współpracy z kontrahentem. Coraz częściej spotyka się także wbudowane w program do fakturowania systemy wspierające wysyłanie faktur z poziomu programu, sprawdzanie ich statusu jako odebrane i odczytane czy przekierowywanie z faktury do systemów płatności internetowych w celu ich rozliczenia.